读书:项目组合管理


  项目组合是将项目、项目集,以及其他方面的工作内容组合起来进行有效管理,以保证满足组织的战略性的业务目标。组件可量化

  

  项目组合组件示意图

  在任何给定时刻,项目组合代表它选择的一个视图以及组合战略目标;然而项目组合中间层不见得要有依赖或直接关系。项目组合代表的是组织的投资决策、项目优先级的排序以及资源的分配。

  项目组合代表了组织的意图、方向和进展,而不是确定的,一定要完成的工作和任务。组织内部可能包含多个项目组合,每个项目组合都为了实现特定的战略目标。项目组合包含的组件都需要识别、评价、选择以及批准的过程。

  项目组合包含项目集、项目、项目组合子集以及日常运作业务,其目的在于通过组合管理方式来实现组织的战略目标。项目集则是项目子集、项目以及日常运作业务的集合,组织通过项目集管理来支持项目组合管理。项目组合包含的项目可以位于项目集之内,也可以位于项目集之外。

  项目组合中所包含的模块具有的共同特征:能够代表组织的投资或计划投资活动、与组织的战略目标一致、组织可对其进行组合管理、具备可被度量/分级以及设定优先级等量化管理特征、共享和竞争组织资源。

  项目组合管理首先识别项目集和项目之间的依赖关系,然后根据组织所设定的优先级为项目集和项目分配资源。项目集通常关注于如何获得一系列的收益,而这些收益正是由组织的战略目标所决定的。项目关注的重点则在于如何生成特定的交付物从而实现组织某些具体的战略目标,项目可以包含在项目集之内,也可以单独存在。

  项目组合管理还与组织中的职能管理部门互相影响、互相关联,职能部门可能是项目组合管理的干系人,还可能是项目组合管理中不同模块的出资人。日常运作业务所涉及过程和交付物通常都是项目组合模块的产出,因此项目组合管理必须对项目组合与日常运作业务的依赖关系和接口进行有效管理,确保项目组合中每个模块的价值都能被充分实现。

  项目组合管理(组织级项目管理结合项目组合管理能力、项目集管理能力、项目管理能力与组织其他能力-组织架构设置、组织文化建设、技术能力以及人力资源管理等方面相结合确保实现组织的战略目标)

  对一组或多组项目组合进行管理,以达成组织的战略目标。组织中为实现自身的愿景、使命和价值目标,遵循一系列相互关联的过程,对项目组合中模块进行评价、选择以及设定优先级,以便将内部有限的资源以最佳方式分配给项目组合。

  项目组合在管理过程中,向组织提供相应的信息以支持或者改变组织的战略方向或投资决定。项目组合管理需要在项目集和项目对资源需求之间的冲突进行平衡,对资源的分配进行合理安排。

  

  项目,项目集,项目组合属性对比

  项目组合通过选择正确的项目集和项目、设定工作优先级别并提供必须资源的方式来促成组织的战略实现;项目集管理则是对其所包含的项目子集和项目的依赖关系进行有效管理,从而实现项目集的特定利益;项目管理通过制定和实施集合来完成特定的工作范围,支持项目集和项目组合目标的实现,最终确保组织战略得以实现。

  组织战略规划识别出组织的竞争优势和核心竞争力,这些优势包括:有效管理资源、管理干系人价值、实现战略机会、减少战略威胁带来的后果、迅速响应来自市场、法务、政策环境等方面的变化、加强对关键业务运作的支持。

  组织确定战略方向并设置战略目标,战略目标还应包含组织愿景和使命。将项目组合管理与组织战略相关联,可以在组织项目集、项目以及日常运作活动之间应用资源平衡的方式,使得组织的整体利益最大化。

  

  项目组合管理的位置

  项目组合计划与组织战略高度相关,主要体现在:维护项目组合与战略的一致性、分配财务资源、分配人力资源、分配物料或设备资源、度量项目组合中的模块绩效、管理风险。

  项目组合组件:根据项目组合管理中的组合定义、组合批准以及组合优化等管理过程,对项目组合组件进行管理和监督。

  项目集管理:综合应用知识、过程、技能、工具以及技术来对其所包含项目进行管理,以便满足项目集的需求,并能获取单一项目管理方式所达不到的收益和控制。项目集要求项目管理集中的组件目标与项目集组件保持一致,并对项目集的成本、进度和工作量进行优化管理。项目集组件通常生成共同的结果或为了交付一系列共同的利益。

  项目集:需要对组件之间的依赖关系进行集成管理并进行有效地控制。管理组件间依赖关系可能采取都行动:协调项目集内部的公共活动,影响多组件的资源约束和资源冲突问题等;有效应对那些影响到多个项目集组件的风险;协调项目集的工作方向,确保满足组织的组织结构或战略方向要求;在项目集治理结构下解决范围/成本/进度/质量方面的互相影响;裁剪项目集管理的活动以便适应不同的差异。

  通过结构化监督和治理方式,项目集管理可以确保对项目集内部组件执行计划、监控、交付、转移等活动,获得项目集战略收益。项目集管理方式提供了一个集成管理框架,关键要点包括战略收益、计划协调、内部依赖关系、交付物集成、优化方法等。

  项目管理:满足项目需求,通常包括识别项目需求;在项目计划和执行时,识别来自不同干系人的需求、期望和关切;与干系人建立沟通渠道并主动与干系人沟通;在项目主要的约束之间进行平衡,包括范围、质量、进度、预算、资源以及风险等。

  日常运作管理:组织中所有持续的活动,循环执行。日常运作组织遵循组织过程,根据组织授权的角色责任,完成组织设定的工作任务,工作中遵循报告机制和异常事件的上报机制,决定如何使得组织的可用资源取得最大化效益。

  项目组合治理:组织中建立一个治理机构,由该组织对项目组合的投资以及优先级设定做出决策。组合治理机构由一人或多人组成,人员具备所需的权力、知识和经验,以便能够判断项目组合模块是否与组织战略一致,并做出相应的决策。

  项目组合过程实施

  项目组合经理负责整合项目组合总体管理、监控工作。一般包含内容:总体上指导或监控整个项目组合的执行、提供日常的项目组合监督工作、定期复核项目组合的健康情况和业务发展目标一致性分析、确保准确收集到组合分析所需的项目组合组件的信息。

  评估项目组合管理的当前状态-定义项目组合管理的愿景和计划-实施项目组合管理过程-改进项目组合管理过程。

  项目组合治理

  项目组合决策过程一致性输入包括:组织愿景、实施策略、组织资源能力、短期和长期组织计划。

  项目组合治理管理包括对项目组合进行计划、定义、优化和批评,以及监督项目组合的执行情况,其目的在于支持组织级别的完整决策。

件对项目组合的绩效目标、组件变更等做出决策)。

  项目组合管理过程组

  项目组合管理是对一个或多个项目组合进行集中管理,通过对一个或多个项目组合、项目、项目集和运营的有效决策,再可利用资源或企业战略计划的指导下,进行多个项目或项目群投资的选择和支持。项目组合管理是通过项目评价选择、多项目组合优化,确保项目符合企业战略目标,从而实现企业收益最大化。项目组合管理的角色和过程覆盖了整个组织。

  

  项目组合管理过程组和知识领域

  定义过程组:设定组织战略和目标如何在一个项目组合中被实现;确定项目组合战略计划;确定项目组合结构和路径;定义和授权一个项目组合或者子项目组合;制订项目组合管理计划和子计划。

  定义过程组主要发生在组织识别和更新其战略目标、短期预算和计划时。通常来说,这些活动发生在每年做预算或业务评审时,一些组织的频率周期可能更长或更短一些。

  调整过程组:管理和优化项目组合的一些过程构成。对项目组合组件进行分类、评估、选择,以便进行总结、修正或删除、管理。调整过程组基于项目组合的战略目标,通过运营规则来评估组件和建立项目组合,从而提升和支持项目组合。管理进行中的项目组合活动,适时调整、及时匹配。

  授权与控制过程组:决定如何授权及对进行中的项目组合进行监控的过程。这两个过程是所有项目组合管理过程的核心,让项目组合作为一个整体来执行,从而实现组织定义的基准和过程步骤和必需的活动。

  授权与控制过程组确定如何监控战略变更;跟踪和审查绩效指标以便调整;授权项目组合组件和确认项目组合给组织带来的价值,包括为未来更好的战略规划提出的建议和最佳实践。

  

  过程组间的依赖关系

  项目组合风险管理

件下,对项目组合中的项目集和项目进行平衡。

  项目组合风险最终会影响项目集和项目的绩效,应该继续再组织级别和项目组合级别进行风险的根本原因分析。项目组合风险管理针对项目组合组件所面临的威胁提供备用资源,项目组合管理控制总的资源预留以便应对各种预期的风险。

  项目组合风险管理包含三个要素:风险计划、风险评估以及风险响应。

  项目组合风险管理过程主要包含制订项目组合风险管理计划以及管理项目组合风险两个子过程。

  制订项目组合风险管理计划:包括识别项目组合的风险、风险责任人、风险承受能力以及风险管理过程。

  管理项目组合风险:执行项目组合风险管理计划,包括风险评估、风险响应以及监督风险等。

  外部风险:竞争对手、竞争市场、财务市场、政治事件、法律要求、自然事件、技术劣势、环境保护、法令要求以及全球化压力等。

  内部风险:管理决策、公司破产、公司腐败、缺乏正直工作态度、优先级任意更改、资金分配、公司/组织重组等。不成熟的管理实践、并发项目多、外部专家依赖等。

  结构性风险:组织在现有层级型和群组型组织结构中执行项目组合所面临的风险。雄心勃勃的计划、频繁调整的组织战略可能加剧该类型的风险。

  项目执行风险:关注组织在协调和监督项目组合过程中所表现的能力。

  制定项目组合风险管理计划-描述如何对风险相关的活动进行管理。可能包括组织风险管理指南、策略和规程等。

  

  输入输出工具

  项目组合管理计划提供项目组合治理模型、绩效管理、沟通管理和干系人管理方面的相关信息。还可能定义执行风险管理对应的角色和责任、风险预算、风险管理活动进度表、风险分类、风险概率和影响以及项目组合干系人的风险承受能力等。

  项目组合组织过程资产:组件列表、组件选择标准、优先级算法、风险登记册、问题登记册、绩效矩阵、资源和预算等。

  组织过程资产:组织愿景和组织使命、组织战略目标、组织风险承受度、组织经验教训总结、项目组合预算。

件、行业要求等。数据库、学术研究结果等

  定性和定量分析:状态和趋势分析、再平衡法、投资选择方法(折衷、市场变动、预算变动、绩效变动、市场需求变动、产品上市时间变动)

  更新的项目组合管理计划:风险管理方法、风险管理角色和责任、风险度量、风险频度、风险类别

  管理项目组合风险-风险识别、风险分析、风险响应、风险监控

  

  管理组合风险

件等)、风险所有者、风险响应列表、概率影响分析、风险触发事件、更新风险分类

  定性和定量分析:定量(净现值、预估净现值、投资回收期、投资回报率、内部回报率等)、灵敏度分析-龙卷风、风险建模与风险模拟-蒙特卡洛模拟技术、定性分析、投资选项分析。